תוקפם הראייתי של מסמכים סרוקים - עו"ד משה כאהן

צפה עכשיו בהרצאה: "הוגשה נגדכם תביעה משפטית? מה ניתן לעשות ? עו"ד משה כאהן"

צפה עכשיו בהרצאה: "תביעה אזרחית בבית משפט מאלף ועד תו - עו"ד משה כאהן"

בבתי עסק רבים, נהוג להחזיק במסמכים מקוריים חשובים, הקשורים לרוב ללקוחות בית העסק, עובדיו, עסקאות שבוצעו וכדומה. מסמכים אלו, כגון הסכמים, קבלות וחשבונות, נשמרים לרוב בבית העסק או בארכיב יעודי ל"יום פקודה", במטרה לשמש כראיות בבית המשפט, אם הדבר יידרש.

ב-10 השנים האחרונות, משהדבר התאפשר חוקית וטכנולוגית, בתי עסק רבים פועלים על-מנת לצמצמם את כמות המסמכים אשר נצברה על-ידיהם, באמצעות סריקתם לקובץ מחשב, וביעור מסמכי המקור. המרת "ניירת" לקבצי מחשב מקנה יתרונות משמעותיים כגון חסכון במקום ובזמן, נוחיות בתיוק וב"שליפת" מסמכים, וכדומה. עם זאת, נשאלת השאלה, האם מסמך סרוק יוכל לשמש חלף המסמך המקורי כראיה בבית המשפט?

"כלל הראיה הטובה ביותר"

הכלל הנוהג במשפט הישראלי, הינו "כלל הראיה הטובה ביותר", הקובע כי הוכחת תוכנו של מסמך, תעשה בדרך של הבאת מסמך המקור, בעוד שהעתק של המסמך ישמש כראיה משנית בלבד. עם זאת, נקבעו תנאים מסוימים בדין, אשר בהתקיימם העתק צילומי של מסמך, יוכל לשמש כראיה לכאורה בהליך משפטי.

סריקת מסמכים בראי החקיקה

בפקודת הראיות נקבע, כי ניתן להשתמש במסגרת הליך בבית המשפט, בהעתק צילומי של מסמך אשר מצורף אליו אישור, לפיו העתק המסמך נעשה מן המקור, באופן ובתנאים שנקבעו בתקנות. מסמך סרוק שהוגש בהתאם לתנאים שבתקנות, יוכל לשמש בהליך המשפטי כראיה לכאורה[1]. התנאים להגשת מסמך סרוק במסגרת ההליך המשפטי, הוסדרו בשנת 2006, במסגרת תיקון תקנות העדות (העתקים צילומיים) התש"ל- 1969 (להלן: "תקנות העדות") והנם כדלקמן[2]:

1. מקורו של המסמך בוער- יצוין כי תנאי זה מחייב כי ביעור המסמך יתועד. במסגרת התיעוד יש לציין את מועד ביעורו של המסמך, ואת פרטי מבצע הביעור.

2. סורק המסמך אישר כי המסמך נסרק מהמקור בשלמותו, וכן נלווה לקובץ המחשב מידע המציין כי הקובץ הוא תוצר של סריקה ממוחשבת. תנאי זה מחייב כי מבצע הסריקה יציין במסגרת הקובץ הסרוק (לרוב נעשה הדבר במסגרת העמוד האחרון של הקובץ הסרוק) את שמו, יצהיר כי המסמך נסרק במלואו, וכן יספק מידע לגבי אופן הסריקה והאמצעים בה הסריקה נעשתה.

3. ננקטו אמצעים סבירים להבטחת שמירת קובץ המחשב בצורה הנאמנה למקור.

4. ננקטו באופן סדיר אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה לקבצים במחשב, ומפני שיבוש בעבודת המחשב העשויים לפגום בנאמנות קובץ המחשב למקור.

5. אם חל מעבר מטכנולוגיה אחת לטכנולוגיה אחרת, ננקטו אמצעים סבירים כדי להבטיח את נאמנות קובץ המחשב למקור.

האמור בסעיפים ג-ה, מתייחס לנושאים טכניים בעיקרם, אותם יש להפנות לאנשי המחשבים ומערכות המידע של בית העסק, תוך הנחייתם לפעול בהתאם לדרישת התקנות. יודגש, כי הגם שתקנות העדות נוקטות במונחים כגון "אמצעי הגנה סבירים", לא קיימת בתקנות הגדרה מסוימת לגבי מהם אותם "אמצעים" שיש להפעיל על מנת לעמוד בתנאים הקבועים בהן. מכאן ששיקול הדעת בעניין זה נותר בידיו של מחזיק המסמכים, אולם אין להקל ראש ביישום התקנות כלל ועיקר. מומלץ לקיים את כלל התנאי התקנות ברמה גבוהה ככל שניתן, על מנת שהמסמכים הסרוקים, אכן יוכלו לשמש אתכם כראוי ב"יום הפקודה", בבית המשפט.

יצוין, כי הגם שהוכשרה אפשרות הגשת מסמך סרוק לבית המשפט, אין ספק כי במקרה של מחלוקת בדבר תוכנו של מסמך, חתימתו או על קיומו של מסמך, כוחו הראייתי של מסמך המקור תמיד יהיה חזק יותר מכל העתק, וזאת גם אם ההעתק יעמוד בתנאי התקנות כאמור.

הגשת מסמך אשר אינו עומד בתנאי התקנות העדות

המגמה הכללית בבתי המשפט היא מעבר מכללי קבילות הראיות, לבחינת משקלן. כלומר, נראה כי ככלל, בתי המשפט יסכימו להגשת מסמך סרוק, גם אם אינו עומד בכל התנאים שצוינו לעיל. יחד עם זאת, ככל שהמסמך שהוגש לא יעמוד בתנאי התקות, הדבר יאפשר לצד שכנגד לטעון כנגד אמינות המסמך, ומכאן שבית המשפט עשוי להקנות משקל ראייתי מופחת למסמך הסרוק שהוגש כראיה.

יצוין כי מערך בתי המשפט עובד כיום באמצעות מערכת ממחושבת ("נט המשפט"). במסגרת מערכת זו מוגשים כתבי בי-דין, תצהירי עדות ראשית, ראיות וכדומה, באמצעות קבצי מחשב סרוקים. לכן, בית המשפט לא יהיה חשוף בכל מקרה לעותק מקורי של מסמך מסוים. שאלת מקוריותו של המסמך עשויה לעלות רק בשלבי דיון מאוחרים יחסית, וזאת בעקבות בקשה מפורשת של הצד שכנגד להציג את המסמך המקורי.

סיכום

הכלל בדבר "הראיה הטובה ביותר" חל גם בעניינם של מסמכים, באופן זה שתמיד עדיף לספק את מסמך המקור. יחד עם זאת, הגשת מסמך סרוק, בהינתן כי מסמך המקור איננו בנמצא, תוכל להוות ראיה אשר תתקבל על ידי בית המשפט. ישנה חשיבות רבה לעמידה בתנאי התקנות בצורה נאותה ומוקפדת, על מנת שלא לפגוע בכוחם הראייתי של המסמכים, דווקא בעת בה תזדקקו להם.

בנוסף, בית המשפט יאות לקבל מסמך סרוק, אף אם לא נסרק על-פי התקנות, אולם משקל ראיה זו עשוי להיות נמוך.

לסיכום, ככלל, סריקת מסמכים למטרות יעילות הינה דבר יעיל ורצוי, אולם מומלץ לעשות כן תוך עמידה בדרישות ההוראות בדבר התקנות. כמו כן, גם כך, מומלץ להפעיל שיקול דעת בעת ביעור מסמכים, ולהימנע מביעורם של סוגי מסמכים מסוימים, שהעלות הנובעת משמירתם תהיה נמוכה משמעותית ביחס לתועלת הראייתית שתקום מהם, לכשתהיה נחוצה.